Algumas empresas  gerem as suas atividades de vendas, marketing e contacto com clientes através do Excel (ou outros softwares de folhas de cálculo): estes são simples e os colaboradores estão familiarizados com eles.

Outras empresas recorrem a um software de CRM (Customer Relationship Management — Gestão de Relação de Clientes). Um CRM consiste numa base de dados, com um interface de utilizador, com a qual se pode facilmente criar, gerir, processar, partilhar, analisar dados, etc.

A organização de um negócio é de extrema importância para os proprietários e colaboradores: sem um sistema que ajude a organizar o caos, é fácil perder o fio à meada no trabalho do dia-a-dia.

Então, quais as vantagens e desvantagens das duas abordagens?

Vantagens do Excel

• Fácil de usar
• A maioria dos colaboradores conhece-o
• Económico

Desvantagens do Excel

• Não foi desenhado para um documento ser acedido por várias pessoas
• É confuso pesquisar por informação e ver um histórico de alterações
• Adicionar e visualizar tarefas ou notas a um cliente não é prático
• Não integra com outras ferramentas necessárias à gestão comercial como por exemplo o e-mail
• É trabalhoso e demorado configurar diferentes filtros e opções de pesquisa
• Partilhar os dados é difícil
• Normalmente resulta em que a empresa tenha a sua base de dados espalhada por diferentes ficheiros e com diferentes pessoas.
• A perda de dados ou desvio deles para fora do negócio podem acontecer facilmente
• Não é possível anexar ficheiros específicos ao registo de um cliente ou transacção
• Não é possível gerir quem pode ver ou editar a informação do documento

Vantagens de um CRM

• Permite organizar os seus contactos de uma forma eficiente e simples numa base de dados unificada.
• As notas e tarefas ficam organizadas por utilizador e a sua consulta é muito simples.
• Integra com o e-mail associando automaticamente as conversas com a ficha do cliente.
• Ajuda a qualificar os contactos de uma forma mais simples e eficiente, ao distribuí-los num funil de vendas estruturado.
• Consegue facilmente segmentar a usa base de dados permitindo ajustar campanhas de marketing ao cliente ideal
• Contribui para um aumento da taxa de conversão e de fecho de negócios com os contactos
• Centraliza num só local as tarefas que precisa de fazer para avançar as suas interacções de negócios, tornando mais fácil encontrar toda a informação importante para as suas reuniões e comunicações
• Dá controlo sobre o que cada colaborador vê e faz a qualquer momento, em tempo real
• Mantém um histórico das mudanças feitas nos contactos
• Permite anexar ficheiros específicos ou imagens
• Permite partilhar listagens e dados de uma forma simples e rápida por diversos colaboradores
• Automatiza ações recorrentes, como criação de tarefas de follow up ou e-mails de confirmação.

Desvantagens de um CRM:

• Requer aprendizagem — embora seja simples de descobrir e dominar
• Requer uma mensalidade — embora compense rapidamente na sua produtividade e taxa de fecho
• Requer uma ligação à Internet — apesar de permitir que vários colaboradores trabalhem em tempo real numa só plataforma sem risco de perda de informação.

Portanto, qual é a melhor alternativa?

“Quando eu só tenho um martelo, todo o problema é um prego”: se estamos habituados a resolver os nossos problemas sempre da mesma maneira, mudar pode ser um passo assustador de dar.

Mas é um passo de coragem. E um passo que recompensa rapidamente, quando sente que é mais fácil fazer um ponto de situação dos seus negócios e entender o próximo passo a dar com cada cliente.

Retomar o controlo do seu trabalho no dia-a-dia é um alívio, e ajuda a um aumento exponencial da sua produtividade. Além do mais, o trabalho em equipa deixa de ser um conjunto de pessoas e de “martelos”, e passa a ser uma colaboração eficaz e centralizada.