“Apesar de existir um processo bem definido e estruturado, precisamos de digitalizar todo o processo comercial e de acompanhamento de obra.” Ricardo Cruz, COO — Orcideal

A Orcideal é uma empresa de serviços na área da construção, especializada em mediação de obras, consultoria, engenharia e arquitetura para condomínios, particulares e empresas que proporciona aos seus clientes orçamentos e empresas rigorosas para a realização de obras, desde uma simples pintura à remodelação completa.

“Um processo de obras pode ser uma grande dor de cabeça. Nós podemos ajudar a tornar o processo simples e seguro.” André Santos, CEO — Orcideal

Eu próprio experienciei esta “aventura”. Chamo-lhe aventura porque conscientemente quero fazer “delete” a todos os episódios negativos envolvidos nesse período.

Uma obra de remodelação que seria de 6 meses demorou 12 meses. Pelo meio tive de ir morar alguns meses para casa da sogra (sim, sou um felizardo em tema de sogras). Acho que destruí milhares de neurônios à procura e a escolher materiais, e outras centenas deles em discussões com os fornecedores por desvios financeiros e de entrega da obra.

Apesar do no meu caso o final ter sido feliz, o caminho foi árduo:

• Escolha de construtor
• Escolha de materiais
• Projecto de arquitectura
• Licenciamento
• E o pior, mas, infelizmente, o mais comum: desvios financeiros e desvios de tempo de entrega da obra

A Orcideal pretende colmatar isso fazendo jus ao seu slogan em que “O ideal para si é tudo para nós”, querendo estar ao seu lado na tomada de decisões e, acima de tudo, fornecer as ferramentas necessárias para que essas decisões sejam as melhores.

QUAL ERA O DESAFIO ?

Com a complexidade de processos e informação envolvida no dia a dia, era cada vez mais difícil organizar e, principalmente, aceder à informação registada, pois a mesma se encontrava em papel e em capas de arquivo ou dispersa pela caixa de correio.

Havia o sentimento de que o tempo perdido nesse processo de busca podia ser usado para agilizar novas ações comerciais e para melhorar ainda mais o acompanhamento de obras actual.

Na questão comercial, o grande desafio era o timing de contacto, sendo que por vezes o timing de primeiro contacto ou follow up não era o desejado.

QUAL FOI A SOLUÇÃO ?

Existia a necessidade de, num único local, se possível numa página, ter toda a informação acerca de determinado projecto.

Foi isso mesmo que conseguimos (clique na imagem)

Numa única página temos informação acerca:

• Dados do cliente
• Dados do construtor
• Dados do negócio
• Dados do pedido de projecto
• Dados de cotação
• Dados de obra/serviço
• Dados de pagamento

Era possível agora registar todas as intervenções técnicas feitas usando as notas, anexar os diferentes documentos de obra e licenciamento, bem como aceder aos e-mails trocados com o cliente e com o construtor, tudo no mesmo local.

Para além disso, como o UNMAZE é um sistema online, é possível no momento aceder à informação necessária ou registar nova informação in loco no local de construção, sem ser necessário chegar ao escritório.

No processo comercial, para minimizar ou eliminar por completo as questões de timing, foram configurados um conjunto de automatismos e lembretes que permitem que a equipa seja notificada para ligar, marcar reunião, etc.

A primeira reunião de levantamento de requisitos foi feita no dia 8 de Agosto, e o arranque do Unmaze na operação diária foi no dia 6 de Setembro.

Em apenas 4 semanas, a ORCIDEAL passou a ter uma solução que lhes permite estarem mais próximos dos seus clientes, da obra e dos seus parceiros.