“Acho que chegou a altura de a empresa ter um software específico de apoio comercial que permita uma maior eficiência na gestão de leads e contactos” Oscar Pinho — COO MODIKO

A MODIKO é uma empresa do Grupo PATRILAR que actua no sector de construção modular, apresentando um processo inovador e um produto patenteado, o qual tem tido destaque nacional e internacional.

No momento em que entramos numa casa MODIKO ficamos imediatamente surpreendidos. Utilizando um modelo de construção único, recorrendo a perfis porticados de aço galvanizado e paredes produzidas em ambiente fabril, a MODIKO oferece casas de construção rápida, com eficiência tecnológica para construirmos a nossa casa de sonho.

Não sabia da existência deste sistema modular antes de comprar casa. Ela teria sido uma opção muito válida a ter em conta, principalmente depois de ter estado mais de um ano a aguardar o término do projecto de remodelação da minha casa, sendo que a frase que mais entoa na minha cabeça dessa experiência é “No próximo mês terminamos, sem falta…”

Faltou muita coisa, até a minha paciência, mas isso é uma história já contada noutro artigo de casos de sucesso.

QUAL FOI O DESAFIO ?

O maior desafio encontrado foi como melhorar o timing na gestão de leads e de contactos.

Com o aumento de reconhecimento da Marca MODIKO, também aumentaram o número de pedidos de informação, algo que dificultou o processo de contacto e acompanhamento comercial.

Algumas respostas e follow ups não eram feitos no timing certo, perdendo-se negócios pelo caminho.

Para além disso, a forma até ao momento de trabalhar dispersava a informação pelas equipas comerciais, limitando assim a capacidade de avaliação de perfomance por parte da direção.

Apesar de não ser o maior desafio, também existia alguma dificuldade de transferência de informação entre as equipas de construção e projecto e entre as equipas comerciais e de acompanhamento ao cliente.

“Saber qual o ponto de situação do projecto nem sempre é tarefa fácil para nós.” — João Ferreira — Gestor Comercial de Mercado

QUAL FOI A SOLUÇÃO ?

Devido à enorme capacidade de personalização do Unmaze, foi relativamente simples criar diferentes categorias de contacto: Leads, Potencial Cliente, Cliente, Fornecedor.

Esta divisão permite rapidamente separar quais as leads por contactar dos contactos com potencial de fecho aos quais é necessário fazer um follow up.

Foi configurado um sistema de automação no qual  sempre que entra uma nova lead no sistema é criada uma tarefa para a equipa comercial de “Nova Lead — Contactar Cliente”.

O comercial responsável pela tarefa será notificado por e-mail para terminar a tarefa no prazo de conclusão previsto.

Para além do ganho no timing de ação, o interface do Unmaze (com notas, tarefas, detalhes de negócio e e-mails sincronizados) também permite à equipa comercial centralizar toda a informação num só local, bem como à direção acompanhar com maior facilidade todas as interações comerciais.

Foram configurados diferentes processos com etapas distintas, permitindo agora à equipa MODIKO acompanhar todas as fases, desde a fase comercial, passando pelo licenciamento, contrato e execução de obra, prestando um melhor serviço no acompanhamento ao cliente.

( clique na imagem para tamanho real)

Diminuímos o erro humano e o esquecimento pois agora os membros da equipa têm a possibilidade de ser notificados pelo sistema de prazos e deadlines de entrega de documentos camarários e de licenciamento. Têm também a possibilidade de, em seguida, anexar os mesmos na ficha de projecto para futura consulta.

Em termos práticos, o Unmaze veio descomplicar todos os processos envolvidos desde do sketch até a entrega da obra.

A implementação foi feita em cerca de 4 semanas, com enorme sucesso, estando já previsto implementar o Unmaze como principal ferramenta de gestão comercial nas restantes unidades de negócio do Grupo PATRILAR.