Desde do Apoio Social ao Voluntariado - Conheça a Cruz Vermelha

Unmaze Casos de Sucesso Equipa da Cruz Vermelha de Braga

Estamos todos bastante motivados para dar este salto tecnológico João Gomes — Departamento Executivo — Cruz Vermelha de Braga

A instituição Cruz Vermelha dispensa apresentações, contando com mais de 100 anos de presença em ações interventivas e preventivas em ambientes por vezes bastante hostis.

Prestou auxílio em todas as guerras e grandes catástrofes em que Portugal esteve envolvido, bem como no auxílio internacional em situações de catástrofes e em guerras no estrangeiro.

Para nós foi bastante lisonjeiro quando fomos contactados pela Paula Rodrigues do Departamento de Inovação da Cruz Vermelha de Braga para apresentarmos uma solução que lhes permitisse corresponder às maiores exigências da sociedade actual, em termos de organização e acesso à informação.

QUAL FOI O DESAFIO?

A Cruz Vermelha de Braga é em Portugal uma das delegações com maior número de valências (escola de socorrismo, creche, equipa de intervenção social directa, etc…) o que implica “toneladas” de informação inserida e dispersa por vários pontos de contacto. Para além de tornar mais morosa e difícil a gestão desta informação, muitas vezes essa dispersão traz constrangimentos operacionais, pelo que pode acontecer ter elementos da mesma equipa a contactar fornecedores e empresas para determinada ação mais do que uma vez para abordar o mesmo assunto.

Quando vou iniciar contactos para determinada ação quero saber a ultima vez que aquela empresa foi contactada e para que ação. – Regina Sequeira — Departamento de Comunicação — Cruz Vermelha de Braga

Outro desafio presente era o facto de cada operacional trabalhar com a sua base de dados offline e com folhas de Excel independentes e sem ligação entre si. Este método de trabalho dificultava a partilha de informação e de dados de uma forma colaborativa.

QUAL FOI A SOLUÇÃO?

Primeiro passo — UNIFORMIZAR PROCESSOS.

O que para mim pode ter uma designação, para vocês pode ter outra. É importante uniformizar — Sofia Ferreira — Departamento de Operações

Necessitamos de algumas reuniões para uniformizar processos, de forma a que toda a equipa “falasse” a mesma língua Unmaze.

Depois de apurar designações e processos, foram configurados diversos funis:

( Clique na imagem para tamanho real)

A enorme capacidade de personalização do Unmaze permitiu também configurar diferentes grupos de campos para fazer jus aos diversos projectos da Delegação:

( Clique na imagem para tamanho real)

Neste momento, toda a informação se encontra organizada e categorizada, sendo possível aos vários elementos da equipa ver todas as interações com as diferentes empresas ou instituições.

Nesta fase cerca de 7 elementos vão usar diariamente o Unmaze como principal ferramenta de gestão de contactos e actividades, sendo que até ao final do ano o número passará para 15 elementos.

Com o final da implementação uma coisa é certa,Temos vontade de usar o vosso software usufruindo de todas as possibilidades. Continuamos como no início do projecto, entusiasmados! João Gomes — Departamento Executivo — Cruz Vermelha de Braga

 

Tenho a certeza de que o Unmaze será um sucesso na Delegação de Braga, ficando as portas abertas para as restantes delegações.

 

Deixe um comentário

avatar
  Subscrever  
Notificar-me em