“Isto está a ser impossível de gerir… Cada projeto significa ter muitos mini-projetos. Gerir tantos fornecedores e clientes em papel está a tornar-se impossível!” Isabel Pereira, Sócia-Gerente e Designer — TerraViva

A TerraViva é uma empresa de serviços na área de design de interiores. Consoante a ideia e o budget do cliente, oferece as melhores soluções quer a nível estético quer a nível funcional: desde a decoração de um quarto para um bebé que está para nascer, passando por áreas de exposição, até ao design completo de hotéis e de unidades de alojamento local.

O problema é que executar um bom trabalho normalmente traz mais trabalho! E a TerraViva deparou-se com este (bom) problema ao ficar carregadíssima de trabalho. Porém, o seu método de gestão baseado em papel, excel e e-mail não estava a conseguir acompanhar todas as solicitações. Foi então que nos chamaram para ver se conseguíamos ajudar!

Qual foi o desafio que encontrámos?

Imagine, por exemplo, a decoração de um quarto. É preciso escolher uma cama, mesinhas de cabeceira, tapetes, roupeiros, candeeiros, etc… A TerraViva tem de analisar várias opções a nível estético, funcional e de preço para cada uma destas peças de mobiliário, sendo obrigada a entrar em contacto com vários fornecedores e a pedir constantes validações por parte do cliente. Isto dava origem a dezenas de e-mails trocados, telefonemas efetuados, mapas de excel, entre muitas outras coisas que estavam a ser impressas e guardada numa pasta — o dossier do projeto. No entanto, apesar de a informação estar devidamente arquivada, não era de fácil consulta, pois quanto maior o projeto, maior era a quantidade de informação arquivada que não podia ser facilmente encontrada e consultada.

Outro dos problemas que a TerraViva tinha era a organização e a filtragem da sua base de dados de fornecedores. Com o aumento de clientes, aumentaram as necessidades, e com o aumento de necessidades aumentaram os fornecedores. Como não existia uma base de dados de fornecedor centralizada e devidamente categorizada, tornava-se difícil encontrar rapidamente os fornecedores ideais para dar resposta a uma determinada necessidade do cliente.

E, por fim, existia o desafio da mudança — passar de uma organização centrada no papel para uma organização online e digital! Além disso, foi-me dito logo desde o início que as pessoas que iriam usar a nossa ferramenta eram fãs do papel e que todos os softwares que tinham experimentado eram complicados de se usar.

Qual foi a solução?

A grande mais valia que o Unmaze trouxe foi a possibilidade de criar estes mini-projetos associados a cada cliente e de associar toda a informação respectiva. Por exemplo, uma simples seleção de uma cama precisa de ter a seguinte informação:

• E-mails trocados com o fornecedor para discutir modelos e preços
• E-mails trocados com o cliente para validar modelos e preços
• Registar notas relevantes, como por exemplo gostos pessoais do cliente ou prazos de entrega do fornecedor
• Criar tarefas para agendar reuniões ou visitas ao cliente
• Criar tarefas para programar a entrega do artigo por parte do fornecedor
• E por aí em diante., Consegue perceber a ideia…

Agora toda esta informação está disponível online para ser consultada pelas várias pessoas da equipa intervenientes no processo. tornando assim a colaboração fácil e eficaz.

Para perceber melhor a diferença, anteriormente, sempre que na TerraViva alguém precisava de pesquisar a informação o processo era o seguinte:

• Ir à prateleira das capas e procurar pela capa do cliente
• Procurar na capa o separador do projeto respectivo
• Procurar a mica correspondente ao artigo em questão
• Folhear todos os papéis da mica até encontrar a informação necessária
• Uff…

Agora o processo para encontrar informação é o seguinte:

• Pesquisar pelo nome do projeto
• Dentro do projeto ver no separador dos e-mails, tarefas, ficheiros ou notas a informação de que precisa.

(clique para ver em tamanho grande)

Outra grande vantagem é a possibilidade de filtrar facilmente a base de dados para poder encontrar os fornecedores com determinadas características, poupando assim bastante tempo e fazendo com que nenhum fornecedor seja esquecido.

(clique para ver em tamanho grande)

“Estou a adorar estas reuniões pois como estou à pouco tempo aqui na empresa está-me a ajudar imenso a perceber como tudo funciona.” — Susana Meles, Assistente de Projeto

Uma das principais vantagens da implementação de um CRM é que ele ajuda a definir processos e a estruturar métodos de trabalho. Por ser uma ferramenta colaborativa, as várias pessoas da empresa têm de definir e concordar com os vários processos que ditam a operação, tais como processos comerciais ou de realização do serviço. O Unmaze e a nossa equipa, durante a implementação, ajuda a estruturar esse mesmo processo para que depois no dia a dia tudo se torne mais eficaz e produtivo.

“Já não temos mãos a medir… Precisamos de uma solução que nos organize! Mas tem de ser fácil de usar, senão não vai funcionar!” — Ana Esteves, Sócia-Gerente da TerraViva

De forma resumida, foi esta a mensagem que percebi depois de falar com a Ana pela primeira vez ao telefone. Rapidamente, agendámos uma reunião e lá fui eu para Vila Real (a minha terra de estudante e que me deixa muitas saudades) e após cerca de 4 semanas e alguns bons almoços no Chaxoila implementamos a solução que irá ajudar a TerraViva a gerir os seus projetos de forma mais eficaz.