5 Sinais Que Chegou A Altura De Deixar Cair O Excel para Gerir Clientes

Multitasking

O Microsoft Excel é uma das ferramentas de trabalho mais utilizadas em todo o mundo. Sendo um programa de eleição para quem procura boa organização multifuncional, este nem sempre se torna no meio mais fácil e acessível de manter todos os dados de uma empresa organizados da melhor forma.

Lançado em 1987 pela Microsoft no seu conjunto de ferramentas de trabalho Microsoft Office, há vários motivos pelos quais podemos perceber que, nos dias de hoje, este programa já não é suficientemente eficaz para ajudar qualquer um a gerir o seu negócio.

Assim sendo, aqui ficam 5 sinais de que o Microsoft Excel já não é, de facto, totalmente eficaz e que justificam a mudança para um CRM:

Elevado consumo de tempo

Num projeto ambicioso, tempo é dinheiro. E todos sabemos o quão demorado poderá ser elaborar uma grelha informativa numa folha de Excel. Como é claro, tudo vai depender da quantidade de informação a dispor numa grelha, quadro ou tabela, mas a verdade é que o Excel consome bastante tempo na utilização das suas ferramentas, independentemente do resultado final.

Com a automatização de fluxos de trabalho e de variadas tarefas, especialmente graças à rapidez com que a informação é disposta, torna-se bastante claro que há, desde logo, uma grande vantagem em recorrer a um CRM, em detrimento do Excel.

Falta de preparação para multiuso

Vários são os momentos em que é criado um documento Excel com finalidades múltiplas, passando algumas delas por vários membros da empresa. O facto de este ser partilhado por várias pessoas é, só de si, uma desvantagem para o Excel. Enquanto que numa aplicação online como um CRM toda a informação está à facilmente acessível a todos os membros de uma empresa, que podem entre eles e em tempo-real promover alterações entre si, o Excel acaba por se tornar, por comparação, num conjunto de processos quase “pré-histórico”.

Várias formas de aceder à informação

Numa organização, temos vários membros, com diferentes responsabilidades. Quando listamos todas as informações de um cliente, será sempre necessário um programa capaz de escalonar o nível de informação que cada trabalhador com acesso a essa listagem possa consultar. O problema com o Excel passa, mais uma vez, por aqui.

Criar 5 versões diferentes de uma listagem por uma questão de acessibilidade pode ser um desperdício de tempo e um CRM consegue evitar a mesma ao permitir precisamente diferentes níveis de acesso à informação, assegurando a confiança que o cliente merece por parte da empresa.

 

Comunicação limitada

Um dos métodos mais utilizados para comunicar com um cliente é o email. O que acontece normalmente é que a informação crucial estará não em folhas de Excel, mas sim nas várias mensagens de correio eletrónico, que terão um acesso restrito. Num sistema CRM, para além de permitir a comunicação via email, a facilidade com que todos estes importantes emails com informação necessária resultante da comunicação com o cliente está mais do que guardada e segura, havendo ainda a vantagem de facilmente ser partilhada entre uma equipa que precise de estar a par destas mesmas informações


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Interação com o cliente

Uma grande empresa tem vários clientes. Várias reuniões são levadas a cabo, vários emails são trocados com cada um deles. Imagine então, criar uma folha de Excel para cada um dos clientes, tendo nela de estar presente toda esta informação, necessitando uma atualização constante.

Esta dificuldade em manter toda a interação com o cliente registada e organizada é uma banalidade quando em uso de um CRM, que facilmente conseguirá manter o registo de todas as chamadas, reuniões, emails e outras interações convenientes com o cliente, sendo fácil o acesso a toda esta listagem.

Sendo que o Microsoft Excel, continua excelente noutras funções que não a gestão de clientes, é fácil perceber o quão um CRM estará muito melhor preparado para necessidades comerciais e de gestão de relação com o cliente, dos dias de hoje.


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